董事长秘书职责概述
董事长秘书的主要职责是处理董事长总经办日常工作事务,如何对董事长秘书的工作职责进行概述呢?下面本站小编给大家介绍关于董事长秘书职责概述的相关资料,希望对您有所帮助。
董事长秘书岗位职责一、办公室内务
1 、办公环境:明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书排放整齐
1)每天准时上班;
2)开窗通风;
3)清洁办公室:每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次;
4)清理花木:鲜花每天换水一次,其他花木没有枯叶、杂草;
5)为董事长备好茶水;
6)每天下班前清理办公桌一次,关闭好门窗、电源等;
7)及时清理办公、生活垃圾;
8)每周监督吸尘一次。
2 、文件管理:流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范
1)对所有文件先进行识别,并分类登记,再分别办理;
2)外来红头文件: 向人力资源部索要收文编号,及时送批和传递发放,并留下记录;
3)内部红头文件: 作好收文记录并放置在待处理文件夹内;
4)外来公函、通知及文字资料: 及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理;
5)内部通知、公司各部门(单位)递交报告:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理;
6)重要的和紧急的文件,须提醒董事长。
7)每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次,并核对登记记录。
8)根据文件积累的情况及时进行存档,并作好相应记录,便于查阅。
二、来宾接待
彬彬有礼 热情接待
1、笑脸相迎,茶水相待;
2、询问来宾情况、来访目的、有无预约并索要名片;
3、及时向董事长请示;
4、按董事长意见引见,接待(按情况给予续茶水);
5、根据客人来访时间及职务等级,征询领导意见后确定是否客餐、宴请;
三、会务服务
准备充分、安排周全、接待周到、组织完善
1、董事会
1)会议议程的拟定;
2)确定与会人员;
3)会议通知起草和发送;
4)会议文件的准备;
5)会议场所的确认及会场布置;
6)会议签到及记录;
7)与会人员的接待工作。
2、工作会
1)检查会场环境是否干净整洁;
2)检查会议通知是否到位;
3)检查会议文件准备是否齐备;
4)会议人员的接待;
5)会议期间的服务。
四、完成董事长交代的其他事宜。
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