变身成功秘书注意的“小撇”步
问:身为秘书的我,应该如何为忙碌的老板过滤电话呢?
答:首先,不要先问对方是谁?再告诉他,他要找的人现在不在或不方便接电话。这样才不会让对方有被躲电话的感觉。如果被找的人真的不在就说不在,正在开会就说在开会;或是会客中、或是不在位置上、或是不方便接电话,问对方可否请他回电?并告之对方方便回电的时间。总之,说出事实即可。切记绝对不要以不实的理由来搪塞,例如总经理出国了。
问:我的老板很不重视穿着,请问身为秘书的我应该怎么穿才得体呢?
答:老板不重视穿着,并不代表他不重视你的穿着。有位电子业的老板娘告诉我:她的先生固然不修边幅,可是看到秘书小姐也穿得随随便便就颇有微词,毕竟秘书对外界的机会特别多,陪伴老板出席的场合也比其他员工多,秘书的外表与应对进退怎么说都是老板的面子,如果你常常觉得老板都不介绍身边的你,或草草了事仿佛你是打扫的小妹一样,可能不是老板不懂礼貌,而是自己的穿着需要改进了。
秘书的穿着要顾及3大要素:公司文化、老板形象、与自己的品味。并且心态上要随时准备可能有客户突然来访,任何时候都要得体称头,不要怕比老板穿得庄重,每个老板的穿着品味不同,可是心态却是一致的:希望自己的秘书外表典雅庄重,拿得出去。以下是秘书办公室穿着应该注意的原则:
1.请记得自己可是公司形象的第一线。穿着形象宁可“过”不可“不及”。
2.如果你的老板或公司大部分的人穿套装西装,请你也务必穿着套装,如果他们平时不穿套装西装,但会客或重要会议时穿套装西装,那也请你穿着套装。如果公司没有人穿套装西装,整体穿着也要以典雅为原则,而不是以时髦为指标。
3.如果老板穿着形象与公司的整体形象不合,(例如公司是以专业为导向的保守企业,老板却穿得很“随意”;或者公司大部分的人穿得很休闲轻松,老板却每天西装笔挺)请你以比较正式保守的一方为依归。
4.清爽自然的彩妆与发型是基本礼貌。工作再怎么努力,行程再怎么匆忙,也要看来从容利落。抽屉里可以放个简单化妆品、梳子与镜子,以备不及之需,稍整仪容。
5.桌前的布置可以显示个人品味,可以适度地摆设女性化装饰物或家人相片,但不要太多,若给人“她是个一心一意在家庭的女人”,或“她是个喜欢蕾丝的女人”的第一印象,对专业都是会有负面影响的。
问:一般而言,应该如何对待别人的秘书比较好呢?
答:秘书就代表着老板:如何尊敬他的老板就该如何尊敬她。千万不要使唤别人的秘书做事情,因为这不是他的职责所在。秘书是老板身边最亲密的事业伙伴,当然亦会对老板产生较大的影响。亏待了秘书,可能他在老板面前的一句话就能让情况变得困难。反之,和秘书打好关系,也可能因此而得到无限方便。
来源:易才
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