工作评估的要诀
评核下属的日常工作表现,是管理人员不可少的工作,而工作评估的另一意义,除了针对员工的表现外,也是管理人对自己的个人工作评核。然而,对不少管理人来说,评估下属的工作并不容易。
过往,管理人定期审核员工的表现,以了解他们是否符合公司的要求,假若员工表现差劲,也间接阻碍管理人的工作,影响双方表现。所以,工作评估不但是审核员工的表现,同时也是一项自省。
■ 全方位评估法
怎样评估自己或是下属的整体表现才算正确?首先,除了务求公正外,也应从客观的事实来判断员工的表现,并应避免只著眼於他们的工作能力,还应涉及他们的工作知识、个人行为及人№关系等各方面。
为免评估出现偏差或不公平,公司应按一套既定的评核准则,若出现不肯定的情况,管理人可参考其他资料,例如向其他同事查询或听取多方面的意见。还有一个全方位的评估方法(或称为360度评估方法),由上司、同事及下属以不同的角度对当事人作出中肯的评价。
另一方面,员工对於任何形式的工作评核,少不免会很敏感地认为自己的工作表现受到质疑。当然,他们也很想知道个人的实际工作表现是否达到公司的要求。
一般管理人在审核员工表现时,都会按照机构既定的评核准则。可是,由於每个人的观点都不尽相同,或对某些会有偏见,因而会被先入为主的感觉误导,在管理学上这称为“晕轮效果”。
一般而言,除非员工的表现狻差,多数上司也会对员工评以“通常可以接受”。某些上司只求工作相安无事,凭主观意愿作评估或按既有的模式评估,肯定不能解决日常问题,最终受害仍是自己。反之,积极的上司则会按员工的实际表现作评核。
■ 自我测验
请选择你自己惯常运用的评估员工方法:由“从没如此”至“经常如此”,程度分1、2、3、4 四级。
1. 为自己和下属订立工作表现指标。 □□□□
2. 下属有出色的表现时会予以表扬。 □□□□
3. 以公正持平的态度评估下属的工作表现。 □□□□
4. 工作出现偏差,会调整个中方法和程序。 □□□□
5. 评估工作表现时,会以事实作根据。 □□□□
6. 在评估前已界定工作表现的标准。 □□□□
7. 认真检讨下属的处事方式及加以改善。 □□□□
8. 鼓励下属表达意见及建立预期目标。 □□□□
9. 没有使用限制性问题,如只回答一及二,或判断性语句,如“你不该……”。
□□□□
10. 进行评估前,已完成资料收集,并让员工有所准备及选择合适的讨论时间和地点。 □□□□
■ 结果分析
若答案偏向3 至4,表示你的评估技巧已照顾到员工的切身需要,并力求在评估的过程中不偏不倚的反映员工表现。
若答案分布在1、2或3,代表你有需要调整现时的工作评估方式,包括避免工作目标模糊,让下属了解工作的期望,以客观的意见给予员工评价。
■ 个案研究
周世杰是会计部经理,有10位同事协助他。在日常工作中,虽然他不满下属的工作表现,但他不但没有告诉他们,而且也没有给予他们任何改善建议,只表现出一脸不悦,期望下属明白他的意思。
事实上,作为主管,周世杰害怕和下属直接谈论PERFORMANCE APPRAISAL 报告,他觉得指出下属缺点,会令双方窘迫,所以很多时他只给予中间评分,便交差了事。
周世杰和他的下属都认为,表现评估是没有用处和吃力不讨好的苦差。他觉得被评估的员工可能会生气,而员工觉得表现评估只不过是用来管束他们的工具。
除此之外,很多时周世杰只会留意员工的近期表现,往往忽视以前及整体的工作表现。因此下属即使工作表现不如理想,他也未能及早改善,因而影响到整个部门的运作。
■ 问题探讨
( 一) 周世杰对工作表现评核的处理及看法恰当吗?
( 二) 对管理人来说,有效的表现评估如何增进他们的管理效能呢?
■ 评估技巧
评估员工工作表前,可利用一些技巧引导员工讨论,例如先由他自己检讨过往一年的表现,然後赞赏他表现良好的地方。对於表现不甚理想的项目,可要求员工向你解释原因。
主管的工作,不单是指出问题所在,还应包括指导员工如何解决问题和加以改善。主管必须具有这种能力,才会受到员工尊重和爱戴。此外,向员工清楚解释工作标准和评核标准,还可以帮助员工明白身分和接受评核的公正性。
■ 问题分享
表现评估是一个有系统、定期检讨和审核下属工作表现的过程。透过员工参与,多作双向的沟通,了解员工需要和作出适当奖赏等,都能激发员工尽心改善工作表现,笔者有几点意见可供参考:
(一) 确立目标:评估表现的目的,是评估某员工的工作表现,然後对比公司对该员工的要求及所订立的目标。明确合理的目标能使员工生产力提高。
(二) 衡量培训需要:评估结果可以显示员工的优点或缺点,公司据此来给予员工适当的培训,以改善不足之处,发展其优点。对表现良好、潜力优厚的员工再加以栽培;对表现欠佳的,则藉此探求问题所在,继而帮助他改善。
(三) 协助制订政策:表现评估可协助主管作出一些管理上的决策,诸如政策制订、调整薪酬、晋升或调职安排等。
(四) 增进沟通:透过表现评估,员工可知有关自己工作上的表现,有甚堋地方需要改善和可以做得更加好。主管应保持公正,使员工有信心,藉此增进双方了解和设法改善工作表现。
(五) 回应员工:事实上,有效的表现评核是主管的例行管理工作之一,除了施行每隔半年或一年进行正式(FORMAL) 的表现评估工作外,也需要不断作出非正式(INFORMAL) 的表现评估,紧贴著员工日常的工作表现,以其协助他们改善。
不论员工的工作表现好坏,主管都应给予回应。发现下属有困难,应马上协助他解决。如果员工表现良好,主管也不要吝於称赞。明确而适当的称赞,是可以激励员工更加卖力的。
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