研究生会会议纪要

会议时间：

会议地点：

主 持 人：

出席人员：

缺席人员：

记 录 人：

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一、会议主题议程

1、校研会主席王霁安排研会近期事务

2、各部门汇报上周工作小结以及近期主要活动筹备情况

二、会议发言备忘录

(一)校研会主席王霁安排研会近期事务

1. 介绍学校财务报销新政内容

XXX：从XX月开始，学校将对需报销的发票式样进行统一规范，以往有部门经常在活动过后补开以“打印、复印”为项目名称的手写小联发票，今后这类发票财务处将不予以报销。请各部门再组织活动需购买物品时尽量开机打发票并且写清楚购买物品具体内容，如相约丽娃，海报。关于报销事宜，还需强调以下几点：

(1)如购买办公用品且金额超过一百元则必须注明每项物品的名称、单价、数量以及总价(花除外)，如冰露矿泉水，20瓶*1元=20元。

(2)如活动费用中包含劳务费需按有关规定填表。

(3)各部门组织活动时必须提前做好预算并严格执行，每张发票上都要签三个名字即分管主席(特殊情况可以代为填写两个负责人)，负责人及具体经手同学。在开具发票时如把握不好项目名称可以先用铅笔写，确定后再用水性笔填好。

(4)通讯费用只有电信发票可报，电信200/201长途卡报销时需要提供电信发票。注：一张卡配一张发票。

XXX：

(1)请大家开发票时注意辨别真伪，尽量不要开到连号发票。

(2)打印或复印最好采取转账的方式。另外，打印或复印时最好多打一份作为备份。

(3)活动如有赞助商，可以先把发票分类，将符合学校规定的发票及时通过学校报销，剩下的可交与赞助商帮忙解决。

2.关于各部门活动材料收集的进一步规范

XXX：各部门在部门活动结束后的一周之内应把所有材料整理好，打包后保存在闵行办公室电脑里各自部门的文件夹内，XX各部门可以相互配合。材料上交内容包括活动策划、海报样板、人员安排、邀请函等前期筹备以及通讯稿、深度报道稿、照片、DV等后续资料。各活动组织部门应该配合秘书处和宣传部做好活动文字影像(通讯稿、照片、讲座MP3及详尽内容)存档工作。另外要求各部门在开展活动时应自主负责海报、拍照、DV等材料的收集，并全权负责。

(二)各部门汇报上周工作小结以及近期主要活动筹备情况

外联部：

1.参加XXXX理工举办的“秋韵节”活动。

2.上周日和交大研会共同组织了“心源活动”。

3.下周二将参加东华大学举办的“成长之路”活动。

4.外校研会换届通讯录除个别学校外都已更新，各部门如有需要可以和外联部联系。

5.对于即将举行的“相约丽娃”活动，外联部已配合女工部开展宣传工作，通过各高校邀请同学参加，并在各高校BBS进行。

6.下周六“主席杯——XX高校研究生会乒乓球邀请赛”希望各部门可以配合宣传。

XXX：XXXX理工大学举办的“秋韵节”活动宣传册内容丰富，主要特色是其将各院系活动分类后也全部呈现在宣传册上，这证明其校研会与各院研会配合紧密，同时各院研会对于学校活动的参与度较高，值得我们学习。另外提一下“良师益友”颁奖晚会，值得借鉴的地方虽不多，但也给我校“良师益友”颁奖活动的开展带来了一些思考。这次活动，感受较深的就是他们学校学生对于活动的参与热情很高，我们作为文科院校更不应落后，今后校、院研会组织活动时应该互相配合，共同把活动办好。另外，外联部应尽快做好电影节赞助筹备工作。

女工部：

1.今天面试了“相约XX”主持人，确定活动场地并且解决了场地板凳不足的问题。活动所需物品已确定由大活礼品室提供。

2.“相约XX”于本月XX号截止报名，之后会开展嘉宾筛选工作。女嘉宾以本校女生为主，男嘉宾中本校男生比例较小，更多来自外校，有一小部分已经毕业的校友这次也将被纳入嘉宾的考虑范围之内。外部各校都会有一定男女嘉宾名额，故校报名的同学不能保证都能入选，希望大家给予谅解及配合。

3.“相约XX”需要各部门推荐工作人员，女工部将于下周期五和各部负责人联系，公布工作人员主要工作任务及名额。目前预计需要至少4名男生搬椅子，6名门卫还有至少6，7名工作人员，希望各部门可以给予全力的配合。

XXX：筛选嘉宾时不要大张旗鼓，同时对于落选同学做好善后工作。

综调部：

月份的《大事记》已由XX为主完成，收集了18个院系的资料

2.“人才储备库”截止XX月XX日仅回收2个院系材料。

3.对于各院系主席团改选的结果和名单变化已编制新的通讯录，已于XX月XX日发至秘书处和主席团邮箱，同时删除了群里的老版通讯录。另外，上周历史系、数学系研会换届，本周社科部研会将换届，都将会及时更新通讯录。

4.上周代转发“社会导师”以及“师大风云人物”通知，希望下次各部门需代发通知时，请自行编辑好通知内容和格式，并应对通知内容采取负责的态度。另外，在工作中发现各院系飞信回复率很低，与院研会之间的互动合作有一些困难。

XXX：出于个人信息保密的需要，各院系主席团通讯录中只需注明其院系名称、姓名、性别、手机及邮箱，信息不亦过多。各部门如需各院系主席联系方式，可以和主席团直接联系。

另外，各部门应积极利用各院系新上任主席的“三分钟热情”，如有活动需要可及时主动与各院系配合联系。在下一次主席联系会议之前，各部门可以思考下想与院系合作的项目，汇总后统一交与主席团，我们将予以传达。

学术部：

1. 读书会启动仪式圆满成功，活动的视频及音频资料正在整理中。

2. 上个星期共举办了三场读书会，其中XX校区2场，闵行校区1场。

3. 本月4 和8号在闵行校区举办两场读书会，对外汉语学院将于本月XX号在校区举办关于“论传统”的读书会。

4. 公共管理学院将于下周举办名为“如何做卓越有成效的管理者”的读书会。

5. 由于近期校庆报告以及读书会等活动较多，XX讲堂将于本月底举办。

戎思淼：如果多项活动无法兼顾可以将其中一部分交给其它部承办，比如民族部。

民族部：

已将民族博览会筹备计划发给XXX老师。活动形式类似于世博会游园，会在进门时发明信片，如参与各摊位的活动可以盖章并将在出门时按照盖章数量多少发放奖品。摊位展示内容包括剪纸、空竹、中国结等等，现在正在联系道具和人员。

生活部：

本月活动重点为电影节的策划和举办。

XXX：即将举办的电影节的活动影片已基本确定，活动将以几部科幻科普电影展播配合老师做讲座的形式进行，目前主要困难是缺少资金，届时还需要各部门的配合。希望在各种活动开展时，各部门可以通力配合，互相协作。