前台工作重点
一.电话:
1.须在电话铃响三声内接起。
2.使用标准用语,“您好”“请稍等”“对不起,他现在不在”“我能否留下您的联系方式”等。
3.如有需领导接听的电话,需提前问清楚对方情况。一般情况下,不允许将电话直接转接到总经理室。如确实有问题,可转到办公室请相关负责人接听。
4.不允许向任何人透露总经理的任何联系方式,如对方有急事,可记下对方联系方式然后通知总经理。
5.接电话时,对拿不准的事情,不可乱说,可先记下对方联系方式,以便相关人员回复。不能随便向对方透露公司情况,包括电话、地址等。
6.接电话时,需准确转接到接听人分机;如接听人不在,最好能记下对方联系方式,或有什么事情,以便及时通知相关负责人。
二.传真:
1.发传真前,须认真填写传真头,仔细检查,以免出错。
2.发后传真后,须以电话及其它方式进行确认。
3.收到传真后,及时转交收件人,并复印存档。
4.做好详细的传真记录。
三.电子文件:
1.每天上、中、下午自觉检查公司邮箱,及时发现新邮件,转接接收人。
2.及时下载、打印、保存公司电子文件。
3.及时清理信箱,以免占用空间。
4.不允许用公司信箱发收个人信件。
四.日常事务:
1.负责公司员工外出旅店、火车(飞机)票等的预定及确认。
2.负责员工工作餐的预定。
3.负责每天日常事务的详细记录。
4.负责来访客人的接待(注意来访者身份、意图;推销人员不予接待)。
5.负责公司快递等事务的处理。
6.管理好前台卫生。
7.日常文件处理,需用公司文案统一格式。
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