新员工必须掌握的电话礼仪
刚入职场的新员工一定得先学会接打电话的技巧。如果听到电话响,却迟迟不敢出手去接,打电话时又不注意礼仪规范,接下来的工作也会很辛苦。因此,新员工电话礼仪的掌握还是很有必要的。
新员工电话礼仪注意事项
接打电话时要具备诚意;
使用正确的发音,音量要稍低,太大声会让对方难受;
谈话内容尽量简洁,尽量长话短说,如需花时间解说,应询问对方是否方便;
与同级同事联络也应先通电话,约定时间、地点,不要随便打扰别人;
如有事求见上司,尤其是总经理或副总经理,一定要先用电话联系,请秘书转告或安排时间;
谈话结束时,一定切记轻放电话。
新员工接电话礼仪要点
新员工尤其是对接待人员而言,接电话的机会往往比实际接待客人的机会还高。因此必须熟悉接电话的技巧。新员工在办公室内,必须掌握并熟练运用如下几条电话礼仪:
转接客人或上司的电话
转接电话时,一定要问清对方的姓名和单位。切记要重复确认转达的内容;
在为客人或上司转接电话时,一定要等到双方通了话,再轻轻放下自己的听筒;
接转了几次都无人接听,则每一次都要跟对方说:“对不起,请稍等。”
清楚对方来历和用意时,先不要挂线,经请示后再处理。
上司或同事外出后的电话接听
如在办公室接到别人打给上司的电话而上司又不在,应避免回答“没有来”或“一直未见到”,“还未来上班”等,而应答复“他/她暂时不在办公室,有什么事可以代劳呢?”等等。
说明上司或同事的大致去向;
说明大致的返回时间;
询问对方是否需要其它人代听电话或留言;
客人或上司在开会时的电话接听
首先向对方解释客人或上司正在开会,礼貌询问问对方是否需要留言
如有留言,应按电话备忘录的要求做好记录
如对方执意要通话,应记下其基本资料,请对方稍等,随后将资料写在便条上送交客人或上司并等候吩咐。
受话人正在会客时的电话接听
首先应跟对方解释并询问是否需要留言或劝其过会儿再打来;
如遇紧急情况,应请对方稍候,设法联系客人或上司以听其吩咐;
若受话人正在参加重要会议,则应礼貌致歉,婉劝对方过会儿打来;
新员工手机礼仪注意事项
移动电话给我们的工作带来了很多方便,但是也带来了职场礼仪方面的新问题。无论是在社交场所还是工作场合放肆地使用手机,已经成为礼仪的最大威胁之一。
接听手机的礼仪
注意手机使用礼仪的人都不会在洽谈和会议中、座机电话接听中、开车中接听手机,也不会在飞机上、剧场里、图书馆和医院里接打手机,就是在公交车上大声地接打电话也是有失礼仪的。
公共场合特别是楼梯、电梯、路口、人行道等地方,不可以旁若无人地使用手机,应该把自己的声音尽可能地压低一下,而绝不能大声说话。
拨打手机的礼仪
给对方打手机时,要注意从听筒里听到的回音来鉴别对方所处的环境。有了初步的鉴别,对能否顺利通话就有了准备。但不论在什么情况下,是否通话还是由对方来定为好,所以“现在通话方便吗?”通常是拨打手机的第一句问话。
但要注意,在有其他联络方式时,还是尽量不打对方手机好些。
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