谈会议记录应注意问题
会议记录是记载会议基本情况的文字材料,是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何,不仅直接影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作。
笔者在整理、提供利用档案中发现,某些会议记录的质量问题是由于“先天不足”的原因造成的,具体表现有:
一、会议记录本内无目录。特别是不填写会议议题时,在利用时就要逐页查阅,不仅效率很低,而且人为地增加了对案卷的磨损,不利于档案的保护和保密。
二、记录不完整。有些会议记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人;有些会议记录只记了参加人、发言人的姓而没有记全名;有些会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容;有些会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题等,使人很难了解会议的全貌。
三、会议记录本没有按工作性质分开。如有的系党总支同系行政共用一个会议记录本(联席会议例外),给保管和利用带来不便。
四、会议记录本不固定。有些单位是两三个记录本交叉使用,有的本子只记录了几页就再也不用了;更有甚者,每次开会时临时找几张稿低记录,过后就不知去向了。
五、记录字迹潦草、书写材料不符合归档要求。有的会议记录人经常使用圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料,而且书写潦草,不利于会议记录的日后查考和归档后的长久保存。
为了提高档案质量,笔者认为做会议记录应该注意以下问题:
一、使用固定的会议记录本。记录人员应选用纸质较好的会议记录本,按会议性质分别记录并按照会议的时间顺序规范、完整地做好会议记录。会议记录本前三页应写有目录,包括会议日期、内容摘要、页码、备注等栏目。会议记录人应把每次会议的情况按目录栏中的要求逐项填写清楚,这样不但查找起来一目了然、十分方便,而且有利于档案的保密和保护。
二、按照规范格式做好会议记录。会议记录一般分为两个部分:
1、会议基本情况。包括会议名称、开会时间(要写明年、月、日及会议开始时间)、会议地点、出席人(人数不多的会议要把出席者的姓名都写上,注明其他人员全部到会;人数过多的会议可只写出席范围和人数)、列席人、主持人、记录人。上述内容要在会议主持人宣布开会前写好。
2、会议内容。包括会议议题、会议发言、会议结论等。会议内容是会议记录的重点, 记录时必须聚精会神,边听边记,耳、脑、手并用,不能因注意力分散而出现疏漏。
-
商务礼仪与职业素养论文(通用3篇)
商务礼仪与职业素养论文篇1摘要:从人才培养目标出发,以企业对新职工的素质要求为依据,通过职业认知,职业体验、跟岗实习(工学交替)、顶岗实习四大环节培养学生的职业素养,锤炼学生的职业素质,为其职业生涯奠定基础。关键词:职业素养;职业认知;职业体验;跟岗实习;顶岗...
-
不能对老板说的话
在职场中的女人们一定要注意自己的一言一行,有时候自己的言行举止会影响到自己的职场生涯,尤其是女性,职场女性平时千万不能不能对老板说的话有哪些呢?不管什么时候,和老板说话千万不要说这些话,否则真可能是吃不了兜着走了。那么职场女性究竟不能和老板说什么话呢?...
-
2022最新大学生职场礼仪培训内容(通用3篇)
2022最新大学生职场礼仪培训内容篇1一、什么是职场礼节?职场礼节,是指大家退职业场所中理应依循的一连串礼节规范。明白、把握并恰外地应用职场礼节会使你在工作中进退两难,使你的事业旭日东升。职场礼节的根本点极其犹容易。最先,要澄清职场礼节与社交礼节的区别...
-
实习生应该掌握的职场法则(精选18篇)
实习生应该掌握的职场法则(精选18篇)实习生应该掌握的职场法则篇1在进入公司之前,了解环境像Google之类的公司,对于企业文化是很透明的。你可以在网上找到公司的视频及相关资料来提前了解你的雇主,了解你所在部门的普通员工是什么样的,这将为你融入公司集体提供一些...