签字仪式的礼仪
签字仪式是商务活动中一项经常性活动,也是签署合同的高潮,因此相关的礼仪就显得尤为重要。下面是本站为大家准备的签字仪式的礼仪,希望可以帮助大家!
签字仪式的礼仪
1签字仪式准备礼仪
一般而言,签字仪式可分为双边签字仪式与多边签字仪式两大类。双边签字仪式通常指参加签字仪式的主体是甲乙双方,而参加多边签字仪式的主体则通常是两个以上的组织。无论哪种形式的签字仪式都要求简短、隆重、热烈、节俭。
安排签字仪式,首先应做好文本的准备工作。有关单位应及早做好文本的定稿、翻译、校对、印刷、装订、盖火漆印等项工作。按常规合同文本上正式签字的有关各方,均提供一份待签的合同文本;必要时还可再向各方提供一份副本。文本应以精美的白纸印制而成,按大八开的规格装订成册,并以高档质料如真皮、金属、软木等作为封面。
其次,应布置好签字厅。签字厅要求庄重、整洁、清静,室内应铺地毯,正规的签字桌应为长桌,其上最好铺设深绿色的台布。签字桌应横放于室内,在其后可摆放适量的座椅,供签字人就座。如:签署双边性合同时,可放置两张座椅;签署多边性合同时,可以仅放置一张座椅,供各方签字人签字时轮流就座;也可以为每位签字人提供座椅。签字人就座时,一般应面对正门,房间正门而坐。
再次,应准备好签字用的文具、国旗等物品。在签字桌上,循例应事先安放好待签的合同文本以及签字笔、吸墨器等签字时所用的文具。签署涉外商务合同时,需在签字桌上摆放有关各方国旗。插放国旗时,在其位置与顺序上必须按照礼宾序列。例如:签署双边性涉外商务合同时,有关各方的国旗需插放在该方签字人座椅的正前方。
最后,还应与对方商定助签人员,并安排双方助签人员洽谈有关细节,选派好助签人员和若干礼仪小姐后应通知有关方面人员出席仪式。
2签字仪式位次礼仪
签字仪式上的位次排列尤为重要。位次是反映人与人之间关系,体现尊重与否的一个表现。
举行双边签字仪式时位次排列的基本规则有三点。第一,双方签字者面对房间正门就座,客方居右,主方居左;第二,双方各自的助签人,应分别站立于己方签字人的外侧;第三,双方参加签字仪式的其他人员,可以按照一定顺序在己方签字人的正对面就座,亦可依照职位高低,单行或者多行并排站立在签字者身后。站在右侧的是客方,站在左侧的是主方,同时强调,中央高于两侧,也就是双方地位高的人站在中间,站在最外面的人地位相对较低。如果站立的签字参加人员有多排,一般还讲究前排高于后排,站在第一排的人地位较高。
举行多边签字仪式的基本规范礼仪要求有四点。第一,一般仅设一张签字座椅;第二,多边签字仪式讲究签字者要按照某种约定的顺序依次签名,而不像双边签字仪式一样大家平起平坐,同时签名。因此各方签字人须依照有关各方事先同意的先后顺序依次上前;第三,助签人应随之一同行动。在助签时,依“右高左低”的规矩,站立于签字人的左侧;第四,有关各方的随员,应按照一定序列,面对签字桌就座或站立。
3签字仪式程序礼仪
签字仪式有其规范的程序。正式的程序是签字仪式开始,请双方人员进入签字厅,签字人员首先入座,客右主左,其他参加签字仪式的人员分主客各一方,根据身份高低在各自的签字人员座位后站立排列。双方的助签人员分别站在各自签字人的外侧,协助翻揭文本,指明签字处。商务活动规定,每个签字人在签署己方保留的合同文本上签字时,按惯例应当名列首位。因此通常做法是先签署己方保存的合同文本,签毕后,由助签人员互相传递文本,交由他方签字人签字。这一做法在礼仪上称之为“轮换制”。签完后由双方签字人互相交换文本,各自保存,并握手互致祝贺,有的还相互交换各自刚才使用过的签字笔,以示纪念。全场人员应鼓掌表示祝贺。
最后,由礼仪小姐送上香槟酒或其他红酒(如果外宾不饮酒则改用果汁),共同举杯庆贺,并摄影留念。签字仪式结束,应让双方最高领导及宾客先退场。
4参加人员形象礼仪
签字仪式是一个庄重、严肃的活动,因此要求参加签字仪式的人员注重个人形象。首先在仪表上应整洁大方,应着正装,男士着深色西装,穿衬衫打领带,女士着套装,可以略施淡妆。其次在仪态上,应落落大方,保持正确的姿势,如站姿、坐姿、走姿等;在指示和引导时,注意手势上的要求。另外还要求参加人员面带微笑,学会用眼神交流。在签字厅保持安静,不得大声喧哗,手机等调至静音或振动。
可以说签字仪式是签署合同或协议的高潮,它的时间不长,但程序规范,场面庄严、隆重而热烈。如果不注意签字仪式中的礼仪规范,准备工作没有做到位,在签字仪式上就容易出现这样那样的问题,弄得手忙脚乱,或者不伦不类,结果适得其反。
因此,在签字仪式中必须严格遵守有关的礼仪,以取得事半功倍的效果。
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