请示报告应该怎么写
一把“事儿”搞透
“事儿”,也就是事情,关键要研究透、协调好。这是请示、报告写作最难的方面,需要较长时间实践经验的积累,很多时候还需要下相当大的功夫。社会上很多公文写作教材往往忽略这个方面,让很多初学者误以为懂点中文知识、学点写作技巧就可以把公文写好,这是一个很大的误区。文稿的本质是“事儿”不是“字儿”,这是写公文必须时刻牢记的一个基本道理。
“事儿”是请示之本。写请示,不管是简单的还是复杂的,最首要、最根本的,还是要把相关的事情弄懂弄通。比如某项会议活动安排方案的请示。仅仅自己坐在办公室苦思冥想,是绝对写不出来的。事先必须透彻研究有关情况,并与有关各方搞好沟通衔接。会议的时间、地点、参加人、议程以及宣传报道等五个方面,都需要事先做充分的准备。在时间方面,要看领导同志和主办方方便与否;在地点方面,要看拟选的场所届时有没有其他活动,安全有没有保障;议程方面,涉及人员是否有困难不能参加等。所以,写这种请示,了解研究、沟通协调的工作量都比较大,都要求非常周到、非常细致。这样的请示件,既是之前调查研究与沟通协调工作成果的荟萃和升华,又是领导批准后进行实施的路线图、计划书、时间表。如果前面的工作做得好,请示写得周全、严密,就容易获得领导批准,实施起来也会比较顺畅。
2二把“字儿”搞准
“字儿”,就是文字,关键要提炼好、表述好。在处理“字儿”与“事儿”的关系上,既不能片面强调“字儿”而忽略“事儿”,也不能片面强调“事儿”而忽略“字儿”。
第一,“把菜买齐再下厨”——注重搜集材料。写请示、报告,第一步一定要先把材料收集齐全——相关的文件、讲话、资料等,搜集得越全越好,特别是重点材料绝对不能缺少。就像做饭之前,一定要先把原材料买好,否则一会儿去买葱花,一会儿去买蒜瓣,饭就很难做好。比如写一个总结报告,需要搜集的材料很多——主要包括上级的有关文件、当时制定的方案、中间的承诺书、阶段性报告等。有了这些材料,需要了解的情况随时可以信手拈来,写作过程就会很方便。事先把材料搜集齐全,也有利于写作时不遗漏重要的事项。
第二,“拾掇好了再生火”——注重列好提纲。材料搜集齐了,还要对材料进行研究和思考——也就是对文章进行构思。就像炒菜之前,首先要把菜择好、切好、配好,再打开燃气灶。要不然这边开着火,那边菜还没有拾掇好,就必然手忙脚乱。涉及事项非常简单的请示报告可以边想边写,稍微复杂一点的请示报告,最好是先想透了、提纲列好了再动笔。可以先列一级提纲,再列二级提纲,最好把二级提纲之下写几层意思也列出来。列提纲的过程中会发现哪些事情没有想清楚,还缺少哪些素材,这时可以去进行补充。较重要的报告,提纲出来后应该去和领导碰一下,根据领导意见对提纲进行修改。这样就很少会出现初稿写好后被领导“枪毙”或作颠覆性修改的情况。
第三,“关上门来好干活”——注重集中精力。在家做饭的时候,我喜欢把厨房的门关上再开始干活,一来防止油烟到处乱窜,二来是防止有人进来“瞎指挥”。门一关,厨房就成了自己的小天地,做起饭来是一种享受。写文章到了冲刺阶段,也就是从提纲到初稿的阶段,集中精力十分重要。特别是比较长的稿子,如果一会儿一个电话、一会儿一个客人,思路屡屡被打断,就很难把请示、报告特别是报告这样的大文章写好。从时间管理的规律来讲,集中整块时间是提高脑力劳动效率的最根本的方法。管理学大师德鲁克《卓有成效的管理者》一书,核心思想之一就是集中大块儿时间来做最重要的事情。很多办公厅的领导白天办事儿,晚上写字儿,也是同一个道理。
第四,“小火慢炖最出香”——要注重修改。请示、报告的修改标准有三个:一是风格恰当,请示就是请示的味儿,报告就是报告的味儿,不能是别的味儿,也不能串味儿;二是表述精确,语义的范围、轻重、缓急要十分准确,十分适度;三是文字干净,多一个字就会嫌多,少一个字就会嫌少,文章看着十分透亮。领导修改请示、报告的花脸稿,是我们学习的最好教材,因为里面不仅有应该怎么写的信息,更有不该怎么写的信息,真正用心的话,可以从中学到很多东西。
3三把“样儿”搞对
“样儿”,也就是格式,关键要求规范。从难度上来说这是最小的,只要把以前类似的请示或报告调出来,基本上就可以解决问题,最多再对照有关的标准来确认一下。但也要十分重视,来不得丝毫马虎。这方面的错误都是低级错误,避免的关键在于细心、细心、再细心,不要有任何侥幸心理。我们的公文是否规范,不但体现着我们个人的工作态度,也体现着单位的工作作风。看似细枝末节、琐碎小事,本质上却是关系作风养成的大问题。就像部队战士练习叠被子、踢正步,其中的技能打仗时是用不上的,我们不可能拿被子当武器,更不可能踢着正步上前线,但从整理内务和队列操练中培养出来的纪律意识、团队意识和一丝不苟的精神,却可以在很大程度上决定战争的胜负。
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