批复的四点注意事项
一、慎重及时
批复既是上级机关指示性、政策性较强的公文,又是对下级单位请求指示、批准的答复性公文,因此,撰写批复要慎重及时。批复机关收到请示后,要及时进行周密的调查了解,掌握有关情况,根据现行政策法令及办事准则,经认真研究后,及时给予答复。
二、针对请示答复
请示要求一文一事,批复也应有针对性地一文一批复,请示要求解决什么问题,批复就答复什么问题,上下行文互相对应。
三、明确态度
批复意见不管同意与否,必须十分清楚明白,态度明朗。不能含糊其词,模棱两可,以免下级无所适从。
批复的主送机关明确只有请示机关一个,如果所请示问题有普遍性,或需告知其他一些机关,可用如下办法处理:一是除批复原请示单位外,并转有关单位。二是将批复抄送有关单位。三是将有关意见另用“通知”行文。将本机关对一些普遍性问题的意见及时传达下去。
四、不同指示、复函混用
批复与指示同为下行文,均对有关事项提出原则、要求,但两者的区别还是明显的,不应混用。首先是内容不同,指示是对下级机关布置工作,阐明工作活动的原则。而批复事项较窄,只能针对请示事项作出具体答复,多属个别性问题,不涉及面上的工作。其次是受文对象不同。指示的受文对象一般不是某个机关,而是有关的机关单位,受文对象甚至不确定。而批复有特定的受文单位,只给原请示机关发批复。再次是制发动因不同。指示根据需要而作,属主动行文,批复是针对下级机关请示而发的,属被动行文。
批复与复函由于都是回复来文的公文,有时也会被混用。两者的区别在于:从行文关系看,批复是上级机关向下级机关答复用文,属下行文;复函一般是向不相隶属机关答复用文,属平行文。从行文内容看,批复多属于对重大原则和政策性问题作出决定、批答,复函多用于一般性事项的回复。
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