什么是业务会谈纪要
什么是业务会谈纪要?那么,下面就随本站小编一起来看看吧。
业务会谈纪要是记载谈判的指导思想,谈判目的、谈判主要议程、谈判内容和结果的书面记录性文件。
业务会谈纪要是在谈判记录的基础上整理而成的,集中反映了谈判的基本精神和议题、结果,是下一步签订协议或合同的依据。有些谈判纪要经过会谈双方签字确认后,还可以作为意向书出现,从而起法律依据的参考作用。
业务会谈纪要的作用
(1)是与会代表向领导汇报工作的依据,会谈结束后,与会代表均要向领导汇报会谈的情况和会谈的结果,此时的会谈纪要便是汇报的依据。
(2)是作为下一次签订合同或协议的依据。有些合同或协议的签订,是要经过多次的双方会谈,反复的磋商才能正式签订的。因此多次会谈后的纪要,就成了下一次签订正式合同或协议书的重要依据。
(3)对双方具有约束力。会谈纪要经双方签字确认后,对双方都有一定的约束力,但不如合同那样具有法律效力。不如合同那样具有法律效力。
业务会谈纪要的写作格式
业务会谈纪要的写作格式由标题、正文、结尾三部分组成。
(一)标题
业务会谈纪要的标题经常用一个偏正关系的短语来表示,为了写得明确,常常用“会谈纪要”前冠之以某项会谈的名称,一般用“关于……的会谈纪要”的句式。如“关于补偿贸易的会谈纪要”、“关于改换装运口岸的会谈纪要”。标题下方写上会谈日期。
(二)正文
正文分前言和主体两方面。
(1)前言:写明会谈双方的全称及简称(为了行文方便,可在全称后面加上括号,注明“甲方”、“乙方”),写明会谈时间、会谈地点、与会人员及会谈的事项内容。如: “中国X×公司(以下简称甲方)与×X X国X X X公司(以下简称乙方)就X X问题于X X X X年X×月×日在X×(地方)进行友好会谈,现将会谈达成的一致意见,纪要如下:”。
(2)主体:这是会谈纪要的主要内容。应分条列明双方会谈协定的具体事项。如果是逐笔售定的贸易方式,会谈纪要则按交易的品名及规格、数量、包装、价格、付款条件等分条列明。如果是其他贸易方式,则按会谈内容分项列明。
(三)结尾
在正文下方写上甲乙双方单位的全称,代表签字盖章。
业务会谈纪要的注意事项
(一)必须忠实于会谈记录
会谈纪要是在会谈记录的基础上,根据会谈议程、会谈的内容和结果进行整理而形成的纪要。因此在整理会谈纪要时,必须忠实于会谈记录,尤其是对会谈中谈及的贸易做法、坚守原则、事项内容、具体步骤等需要双方共同遵守实行的内容,必须用准确的文字客观地表述出来,不能随意加上撰写者的主观意愿或要求。
(二)分条列明,突出重点
整理进出口业务会谈纪要时,不必按发言人的先后顺序来整理,而是按照会谈的内容分项进行整理。为了突出重点,对于逐笔售定的贸易方式,会谈可按照商品的品名及规格、数量、包装、价格、支付方式等形式分条列明。如果是其他贸易方式,则按会谈内容分项列明.
(三)语言简洁明确会谈过后进行纪要,其目的是要在繁杂的会谈内容中整理出主要的或重要的事项内容,
以便今后工作的检查或为签订合同做准备。因此在整理纪要时,语言力求简洁,同时会谈纪要经过签字后,对双方都有一定的约束力。因此语言的表达也必须明确,不可有任何歧义。
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