公函的格式
函的组成部分有多少?下面就由小编来给大家讲讲关于公函的格式,希望对大家有帮助。
公函的格式
公函一般由十个部分组成:
1.编号 为了方便整理、保存和查对,公函需要加上编号, 编号写在信封的左上角。
例如:
(a) B/1/99
(b)学字第92号
2.写信人的地址 信纸的右上角必须写上写信人的地址,可用华文或英文书写。
例如:
(a)启祥路108号
新加坡邮区123194
(b)Blk l94,Toa Payoh Lorong 4,
#03-108 Singapore l23194
3.收信人的姓名,职衔和地址
(a)收信人的姓名,写在编号之下, 但位置不可高过写信人的地址,先写姓名 , 姓名后面必须加上称呼。
例如:
刘xx先生
林xx小姐
在收信人姓名下面写收信人职衔,
例如:
勿洛联络所管理委员会主席
新世界书局经理
(b) 如果你不知道那个团体的负责人的姓名,
可以写执事先生成写他的职衔,
如:新城女子中学校长。
4.称呼:
(a)正文的开头写收信人的称呼,后面必须加冒号“:”不空格。
(b)可以用普通的称呼:如”王先生”或在姓氏的后面加职衔“王经理”。也可用“经理先生”这样的称呼。
(c)自称:可用我、本人、我校、我会、我所、本部、本局。
称呼对方:您、贵公司、贵校、贵队。
5.标题
(a)为了方便快捷处理和分类保存,公函应加上标题。
(b)标题写在称呼下面的中央位置,标题下面必须画上横线;
写标题的目的是要把正文的内容简要地列出来。
例如:
请主持开幕典礼
接受友谊赛邀请
6.正文 正文可用下列任何一种格式。
(a)空格式,每段开头都空二格。
(b)齐头式,每段都顶格写。
正文是公函中的主体部分,要求叙述清楚、简洁。 有时为了方便阅读,视内容性质的不同,可加上序数号码。
7.署名
(a)写在正文的右下方。
(b)写信人若有职衔,须写清楚。
(c)署名后,一般用“启”,为了表示慎重,可以用“谨启”, 或为了表示尊敬,可以用“敬启”。
8.日期
写在编号下面,通常可用中文或阿拉伯文写出。 例如:
(a)26-4-20xx (建议)√
(b)20xx年2月26日
(c)20xx年四月二十六日
切记不可混杂式的日期: 20xx年四月二十六日 X
9.副本 有的公函有必要交给有关方面查阅,就须写上副本寄送的个人或团体。它通常写在公函的左下方。 例如: 副本:公共关系主任
10.附件 如果公函还附有其他文件,必须在左下角列明。
例如:
附件:计划书一份 个人履历表一份
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