会议准备大纲
1.会议的主题和议题
会议的主题是会议要研究的问题和要达到的目的。确定主题时,一是要结合本部门或本单位的实际;二是要有切实的依据;三是要有明确的目的。议题则是对主题的细化。
2.会议名称
会议名称分为几种情况:一是固定的,如董事会等;二是不固定的,应根据会议主题或议题来定,其中,有的还可以包括时间、范围等,如“风光旅行有限公司xx年业务恳谈会”。
3.会议议程与日程
会议主持人根据到会主要领导情况确定;发言人根据议题确定;议题顺序即是议程产生的主要形式。编制会议议程表时要注意:了解一般事物习惯性顺序,也要注意本单位有无对会议议程顺序的相关规定;将同类议题尽可能集中排列;保密性强的议题要放在后面。日程一般采用表格形式或简短文字,将会议按每天上午、下午和晚上3个单元时间安排,并将会议议题具体化。
4.选择会址
选择合适的会址是会议成功召开的重要保证。选择时要考虑:租金是否合理;环境是否安静;交通是否便利;大小是否适当,即要与会议规模和主题相符,一般每人平均应有2~3m的活动空间,若会期长一些,场地可大一些;设备是否齐全;停车是否方便等。
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