高效会议管理技巧
当今会议面面观
一、会议的意义
二、会议的目的
三、会议的种类
四、会议的频率
五、会议成本的计算
会议的主要目的就是解决问题,但由于开会技巧不佳或过于频繁,不但无益于解决问题,反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策,常常是员工的梦魇;员工花太多时间在无效率的会议上,不仅浪费公司成本,也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题,是“高效会议管理技巧”的中心议题。
会议的意义
1.会议是一个集思广益的渠道
图1-1集思广益图
如上图1-1,会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂,相互碰撞,从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。
2.会议显示一个组织或一个部门的存在
会议总是在大于一人的情况下发生的,即使是只有两个人的会议,这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门,一个组织或部门不召开会议,它的存在价值就会受到质疑。因此,会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。
图1-2组织或部门与会议
3.会议是一种群体沟通的方式
开会很少是一对一的沟通,绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展,人们的沟通方式越来越多,现在人们可以通过e-mail、多媒体等种种形式进行沟通,但是,群体沟通,即会议这种方式,是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观,这种方式最符合人类原本的沟通习惯。
会议的目的
◆开展有效的沟通
会议是一种多项交流,可以集思广益,实现有效沟通是会议的一个主要目的。
◆传达资讯
通过会议可以向员工通报一些决定及新决策,也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。
◆监督员工、协调矛盾
许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况,了解员工的工作进度;同时,借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式,来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。
◆达成协议与解决问题
达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤,通过这6个步骤,最终实现协议的产生和问题的解决。
图1-3达成协议与解决问题的6个步骤
◆资源共享
利用开会汇集资源,以期相互帮助,共同进步。
◆开发创意
开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议,形成新的构思,并且论证新构思,使其具有可行性。
◆激励士气
年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心,朝着一个方向共同努力。
◆巩固主管地位
经理或主管为了体现自身的存在价值,更为了巩固自己的地位,经常会召开一些上下协调会议,以此来强化自己的地位。
会议的种类
会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类,每一种分类都从一个方面反映了会议的作用,每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。
表1-1会议的种类
按人数分类
按开会方式分类
按开会目的分类
●团体会议
●一对一会议
●面对面会议
●电话会议
●视频会议
●宣布人事安排、讲解政策的会议
●当众表扬或批评别人的会议
●临时处理突发事件的会议
●固定的团队会议
●集思广益的会议
会议的频率
每种会议都有其合理的发生频率,只有掌握了合理的会议发生频率,才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。
1.固定的部门会议
2.全体会议
3.处理突发事件的会议
4.一对一会议
会议成本的计算
会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目,它关系到一家公司的得失成败,因此万万不可等闲视之。
1.会议的时间成本
2.直接的会议成本
3.效率损失成本
开会时,主管人员必须离开自己的工作岗位,这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失,就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况:
【自检】
请将下列相关选项用横线连接起来。
a、固定的部门会议①至少每两月一次
b、一对一会议②随时
c、处理突发事件的会议③按需要
d、全体会议④至少每月一次
从某种角度而言,世界是一个时时处处充满会议的世界。高效的会议能帮助我们迅速解决实践中遇到的问题,然而低效率的会议却往往占据上风,造成时间成本、直接成本及效率成本的损失。
因此,每个人应从基础做起,深刻理解会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以及如何计算会议的成本,只有先掌握了这些基础知识,才可能使每一次会议都“行之有效”。
-
关于文秘岗位职责(精选29篇)
关于文秘岗位职责篇1岗位职责:1、负责策划和组织公司重要的对外公关形象宣传,各种会议的管理、组织并协调公司各项工作的正常开展。2、协助经理建章立制,加强基础管理,负责考核、督办检查规章制度执行情况。3、负责起草综合性文件材料,筹办各类会议,做好会议记录及纪...
-
高校秘书科工作总结(精选16篇)
高校秘书科工作总结篇1首先非常感谢各位领导和同志们对办公室工作和我个人工作的支持。在本学期,虽然我正式承担其办公室的全面工作,但我在办公室已经整整工作四年了,对办公室的工作应该说很熟悉。我感到非常高兴的是办公室全体人员十分团结,对分配的任何工作都没...
-
售楼文秘的工作内容(通用3篇)
售楼文秘的工作内容篇11、日常事务管理1)公司制度的传达、执行、监督;2)做好考勤管理,记录销售现场的考勤情况;每周每月按时提交排班表和考勤统计表;3)现场办公设备的保管、使用、维护、保养,出现问题报修及时;办公用品领用管理;4)做好与各对接部门的良好沟通;5)突发事件...
-
公司调休通知(精选4篇)
公司调休通知篇1全体员工:为了更好的协调公司的各项业务往来,发展个人的业绩,故从20__年9月2日起,对大家的休假作出以下调整:1.每周一不休假2.周二至周天每天休假不能超过6人3.调休人员需提前填好调休单,需部门领导签字认可望大家积极配合,努力完成公司的各项指标,提前...