进出口管理系统规章制度(三)

(第三部分)

装船通知单

1.依照境内订单的规定交货日期1个月至1个半月前开始作业，由装押助理按外勤人员的报告或直接与工厂联系后填写装船通知单。

送货柜场者：共四联

第一联：寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后再送收发。

第二、三联：

(1)寄有关外务员，在第二联上填妥确定出货日期、

净重、毛重、体积、未能如期交货原因后寄回经理，再交装押助理协

调安排出货。

(2)如每一item超过美金5千元者，第二联交有关科长，第三联仍寄

交交外务员。

第四联：装押助理存查。

货送仓库者：填"送仓装船通知单"，共二联

第一联：寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后，再送收发。

第二联：装押助理存查。

如重要订单未能如期交货，得填写"重要订单逾期追问单"交有关科长协助处理。

2.如境内订单规定收到l/c后才通知生产者，收到l/c当日即发出装船

通知单上注明"l/c已收到"船期通常以s/d期限前三星期为宜。(弹性应用)(schedule delivery)

3.如境内订单规定须等样品确实通过才生产者，当收到客户确认或回电时，由营业助理填写确认函交工厂，并将留底联交有关装押助理签收，并在境内订单装运联上登记后，再交回营业助理，以便安排船期。

4.如出口美、日地区，应将经济部商品检验局的原料来源加工处所切结书空白数份填妥，可随同第一联装船通知单寄往工厂或交外务员盖章填写后寄回，以便向"经济部"商品检验局申请产地证明书。

5.需确实注意出口货品是否含有须办冲退税进口零件，协调报关行后与有关工厂办理手续。

□ 催货

1.送货柜场之装船通知单发出后一星期内如无回音交货，应立即会同营业助理向工厂或外勤业务人员催货。

2.退税资料寄回本公司时，应先告知工厂填写承办人姓名，否则经常很多助理有同一家工厂的货，退税资料往往误传，而发生工厂不能退税的麻烦。

□ 收到仓库送来的进货单

1.装押助理收到进货单应立即核对所列之唛头、数量、包装情况是否与境内订单符合，如需更正即刻通知仓储科长处理。

2.收到进货单后，需通知助理前往仓库验货，并制订"营业部订单货款支付核准单"。 3.如未通知送货柜场而擅自送到仓库的，应扣运费。

□ 签订s/o

1.依据出货明细表及境内订单装运联所示大约材数计算体积重量。

2.向拟装运之船公司或报关行查询是否确实签到s/o(shipping order)。

3.船期如有提前或延后，应立即与工厂联系务必配合。

4.打s/o时须查核是否每张均打，如有漏打，应立即补上，以免报关行在船公司重打，浪费时间。

5.签s/o的时间应提早一星期或两星期，或事先以电话与船公司联络订船位。

6.如装整台货柜时，货物实际重量不可超过船公司所规定的重量，如超过时应立即请示主管经理处理。

□ 结关前

1.如由仓库装货柜出货者，应提前将出货明细表一份交仓储科科长，以便送货(货未到尚未验货，应在明细表上注明)。

2.如由仓库出卡车者，须在结关前二天将出货明细表交押汇科长，以便及时通知卡车，货未到或尚未验货必须在明细表上注明。

3.须密切注意仓库出货时间、车号、唛头、数量及送货地点，等确定时应立即通知报关行。

4.于船期结关前一日，确定出货明细表之正确项目、数量，如所出之货有配件印刷工厂的，须在出货明细表上注明。

5.打packing list六份，并于其中三份抬头改成invoice并于其上注明每家工厂正确全名，统一编号、发票号码，交营业助理核阅。并填写出口登记本四联，第二联(财务)连同packing list三份和invoice二份送交押汇科长盖章后，连同退税资料交报关行，一份交会计科长，其中另一份invoice自行留底。

6.出口登记本上所列规定送件日期及预计入帐日期，应填写结关后七天，如有延误应写原因。

7.送货当天早上必须联络工厂确定出货时间，卡车号码及到达时间，等确定时立即通知报关行。

8.结关当天如没有工厂确定能够出货的把握者，须立即修改资料，勿将该货报关。

9.货如未依时间送达，所发生海关费用及规费应有记录，并于签订单支付核准单时填上应扣数目，注意清款时扣除。

10.装押助理如当日有结关之货，须算所有货确实到达并报关完毕，才可下班。

11.装押助理必须待进货柜场的货确实已送达无误才可制"营业部订单货款支付核准单"。

12.工厂的出货发票一定要开送货当天之日期、配件如分批出货，亦需于每一次出货(送货)即开当天的发票，不可延迟于送货后的日期。

13.工厂如在货未结关前，即已送达货柜场，而有需退货物税或关税者，清款时一律暂时保留50%，并于货款支付核准单上注明此点。