公司办公设施管理规定大纲
第一节 办公设施管理
一、办公设施分类
办公设备:包括打印机、打印机、复印件、传真机、服务器、软件、等物品。
办公打印机:包括办公桌椅、会议桌、洽谈台、文件柜等物品。
二、办公设施采购
(一)办公设施的采购,由行政部统一购买。每年年未由各部门提出下一年度购买需求,提交行政部汇总并编制下一年度办公设施购置计划和预算,经财务部复核、总经理审核后,报董事会审议。
(二)根据年度办公设施购置计划,由使用部门提出书面报告,经综合行政部与财务部会审,报总经理批准后,归口行政部购置。计划外的办公设施购置,除办理以上手续外,需特别说明购置的理由, 并报董事会批准后实施。
(三)购置、建造单项价值在 5 万元以上或总价值在 20 万元以上办公设施时,必须按招标方式进行,并报董事会备案。
三、办公设施的管理
(一)办公设施编号
1、办公设施实行编号管理,由行政部会同财务部,在办公设施交付使用的当天,进行登记并统一编号。
2、编号办法:编号形式为:公司英文标识 + 分类符号+ 计算机代码。
①办公设备编号(****-yp-xxx;包括:打印机,打印机,软件,服务器,传真机等物品)。
②办公家具编号(****-jj-xxx;包括:办公桌椅,会议台,洽谈台, 文件柜等物品)。
(二)办公设施标牌制作
1、定制统一的办公设施牌,标牌的内容包括:公司英文标识 + 分类符号+ 计算机代码。
2、标牌的材料为即时贴,由行政部会同财务部在办公设施交付使用的当天,进行登记并贴上标牌。
四、办公设施的异动管理
(一)办公设施的租赁、出租、出借、抵押、担保、调入、调出、报废等,必须由使用部门提出书面报告,经行政部与财务部会审,由财务经理审核确认并报总经理批准后方可办理相关手续。
(二)办公设施的内部转移,由使用部门或使用人提出书面报告,经行政部与财务部会审,报总经理批准后实施。
(三)按规定程序发生的办公设施异动,行政部应在手续完成后的当天作相应的登记,并填写《办公设施异动通知单》,财务部应在手续完成后的三天内根据《办公设施异动通知单》作相应的帐务处理。
五、无关人员无故不要进入传真区域, 更不准擅自翻阅甚至取拿传真件。
六、不得传真私人资料和未经批准手续先行发出传真。
七、传真机的使用注意事项(不得把下列稿件传入传真机)
1、涂改液未干或稿件有涂层;
2、稿件有皱纹、折缝或严重卷曲;
3、破裂的稿件或稿件过厚;
4、炭纸或背面有炭的稿件。
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