真人图书馆活动策划书
一、前期准备
1 嘉宾联系接洽
要点:确认各个嘉宾到场时间,话题讨论禁忌,以及是否有特殊需求;讨论流程协商;工作人员一对一联系。
2 参加人员接洽
确认参与人数;统计感兴趣话题(目标嘉宾);接待人员2人,留联系方式,宣传活动相关信息。
3 宣传海报设计、推广文案整理
海报突显活动内容主题,活动时间,地点以及二维码。
推广文案体现21克空间宗旨,简介;活动内容简介,嘉宾介绍;时间,地点,报名方式。
4 现场布置,桌椅板凳排布,多媒体调试,茶水饮料准备。
二、活动流程策划
1 14.30-15.00
活动热场(背景音乐);召集工作人员进行最后流程梳理。
15:00-15.10
召集活动参与人员至主会场,由主持人简要介绍 真人图书馆项目,以及活动流程;同时请到场嘉宾进行简单介绍。
3 15:10-15:50
各小组嘉宾负责人引导活动参与人员参加各小组交流,进行第一轮借阅。
4 15:50-16:20
嘉宾休息,自由活动时间(各小组负责人进行微信,公共号推广,活动反馈搜集【我想对你说—文字为主】,嘉宾留言【具体时间可调配—微视频为主】)。
5 16:20-17.00
各小组负责人引导活动参与人员参加第二轮交流,进行第二轮借阅。
17.00-17.10
主持人进行总结陈辞,对到场嘉宾与参与人员表示感谢,同时组织大家合影留念。
三、后期总结
1 现场恢复
2 宣传文案制作(图片+视频)
3 活动反馈意见总结
4 活动总结报告撰写
真人图书馆人员分工
一、军团长(1人)
统筹规划,沟通协调各部门人员完成相关工作,做好活动策划,安排好相关进程,明确各部门分工以及相关任务,根据现场具体情况,进行相关资源调配,以确保活动正常进行,后期做好相关活动总结,提供相关材料。
具体负责【主持人(1):】【摄影记录组(2)】【现场协调小组(4)】【文案图像设计小组】
【宣传小组】
二、参谋长(1人)
协助总负责人完成相关工作,具体落实相关规划,明确具体负责板块任务分工,协助相关人员相关工作,向所负责板块人员进行明确而详细的事项说明,协调相关工作,统筹管理全局。
具体负责【主持小组(4)】【活动接待组(2)】
三、主持人(1人)
前期与各部门小组成员充分沟通,熟悉活动流程以及内容,了解各位嘉宾基本情况,做好开幕词,闭幕词准备。
活动开始前调动现场活动气氛;正式开始后,简要介绍 真人图书馆项目,同时介绍到场嘉宾,以及活动流程,引导大家参与相关活动。
活动期间,负责活跃现场气氛,负责贯穿衔接整个活动。
活动结束前,做好闭幕词,引导参与人员完成相关规划。
四、主持小组(4人)【非常重要】
前期负责接洽相关嘉宾,与目标嘉宾进行充分沟通交流,确认各个嘉宾到场时间,话题讨论禁忌,以及是否有特殊需求;与嘉宾协商小组交流讨论具体流程细节,以及大致内容。
活动期间,负责迎接联系嘉宾;做为嘉宾助理,负责主持、组织小组交流;嘉宾休息期间,负责讨论小组内【公共号推广】【反馈调查表填写】【我想对你说-原始留言征集】
活动结尾负责组织所在小组人员配合摄影。
活动结束后,保持与嘉宾联系【留下嘉宾留言—视频】
五、活动接待组(2人)
前期参加人员接洽(确认参与人数;统计感兴趣话题【目标嘉宾】),引导活动报名人员参与相关活动【活动流程、规则讲解等】,将活动报名人员接待至活动场地,具体指定范围内任务完成。
六、摄影记录组(2人)
活动期间,负责记录活动精彩瞬间以及相关影像,以供后期制作。
七、现场协调小组(4人)
前期负责会场布置,活动期间配合各小组完成相关工作,后期负责整理现场。
中场休息期间,负责发放反馈问卷,休息结束前负责回收相关问卷。
筹备期间,完成相关反馈问卷设计,制作。
活动期间,根据现场情况,随时准备候补各个小组缺省人员。
八、文案图像设计小组(后期安排)
根据活动内容,做好相关宣传文案。
根据前期宣传文案,以及摄影记录小组提供材料,负责后期活动总结、宣传文案编排,推送内容整理。
九、宣传小组(后期安排)
根据文案设计小组提供材料,负责在各个平台进行宣传推广,并对相关平台进行维护。
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