文员待客礼仪规范大纲
职业礼仪,每一个职业者都必须注意的细节,工作总结还如何让改进自己的工作。而在文员岗位上,文员礼仪规范是怎样的呢?
文员朋友无论是在工作中还是在生活中,都必须接待很多客人,因此,待客之道是必不可少的基本礼仪知识:
(一)接待客人
接待客人时,应仪容整洁,并事先打扫好房间,准备好招待用品和用具,如茶水、茶杯、水果等。如属重要客人,应提前在门外迎接。如果客人不约而至,也应问明来意热情相待。请客人就座后,应主动敬茶,尽心招待。
对初次来访的客人,可自然地将其一一介绍给你的家里人。对与其同行的其他客人,也要热情有礼,不令对方拘谨和尴尬。
如先后有客拜访,可为他们主动介绍相互认识,一同接待。如有事需和其中一方交谈时,也应对另一方打招呼,以免造成厚此薄彼的错觉,引起误会。
对重要客人或在吃饭时登门拜访的客人可邀请其共餐。
如客人来访时你正好有急事要办,应向客人打个招呼,如时间不长,可请客人稍等。如时间长,则应坦率诚恳地向来客说明情况,请其另约时间见面,这样做相信来客也会体谅。有客在家时,你的家人应避免争吵,若小孩不听话或做错了什么,也要和气地将其带至别的房间,不要在客人面前打骂孩子,否则会令人难堪。
如果客人在拜访时无意中弄脏或弄坏你的东西,千万不要表露出不高兴的神态,而应用轻松口气尽量安慰客人。
接待客人时,不要经常看手表,因为这等于是在暗示客人离开。
(二)送客礼仪
中国人常说:“迎人迎三步,送人送七步”。可见送客礼节的重要。
当客人告辞时,你应礼貌地婉言相留,只有客人站起身坚持告辞时,你才能起身相送,否则客人一说要走你就起身相送,会让客人感到你巴不得他早点走,这样显然是很不礼貌的。送客时要握手致意表达依依不舍之情,并表示希望再度见面的期待之意,握手就含有不忍离别的意义。
送客一般应送到大门iel,客人离开前,应询问他是否熟悉回程路线,及搭乘交通工具的地点和方向,尤其对远道而来的访客更应表达关心之情。
客人临走时要帮忙留意是否有物品遗漏,这是一种体贴顾客的行为,不要让客人回头再来一趟,这还减轻了自己保管客人物品的麻烦及责任,对双方都有好处。
一般公司在送客时可送至大门外、电梯i]1,甚至送上车帮客人关车门。身份、地位愈高的贵宾通常也愈有礼貌,往往于上车后将车窗摇下挥手道别,因此,接待文员不可于客人上车后就离去,应等待客人座车离开我们的视线后再离去。
客人临走时常会遇见意外情况,如下雨或天冷了,或车坏了,此时你应主动提供有关物品给客人使用,关心帮助其解决困难。一般情况下,客人都会不好意思再三推辞,此时你应真诚地向其解释,帮助其打消顾虑,因为这是你作为主人的应尽之礼。
总之,接送客人都应该以真诚为本。对人的体贴是可以感受到的,一旦温暖在人心,工作开展起来也容易多了。
(三)礼 品
1.客人来访常会带些礼品来,对此你应有所反应,或表示谢意或请求其以后来访时不要再携带礼品,或相应回赠礼物。
2.馈赠纪念品
(1)一般在客人临走前才赠送,以免增加客人提拿礼品的负担。
(2)馈赠纪念品也是一门学问,有观礼者时,礼物面要对着观礼者,没有观礼者时礼物面则朝向贵宾(礼物面是指包装的正面)。
3.馈赠原则
(1)注重情意
注重情意,是馈赠礼品应遵循的首要原则。馈赠的礼品是情意的载体而不是商品,商品的价值反映在价格上,而情意无价。馈赠礼品的时
候,有些人认为礼品的价值越高,就越有意义,越能表达馈赠者的深情厚意。其实,这样做是把馈赠的礼品金钱化、商品化了,与馈赠的本意相悖,往往弄巧成拙,让人怀疑馈赠者的动机。价值昂贵的礼品,不见得表示真情实意,微薄的礼品不一定不成敬意。俗话说:“千里送鹅毛,礼轻情意重”。正是强调了礼品的情意性,淡化了礼品的功利性。总之,馈赠礼品的时候,首先要考虑礼品能否表达馈赠者的深情厚意、真情实感,绝不能把礼品庸俗化,当作交易的筹码。
(2)注重风俗
不同民族、不同地区、不同性别、不同年龄的人,在风俗习惯上各有特色,馈赠礼品时一定要全面考虑。因时、因地、因人、因事而异,了解对方情况,尽可能随俗,避免触犯对方的禁忌,否则容易弄巧成拙,事与愿违。
《礼记》上说:“礼从宜,使从俗”。意思就是礼尚往来,贵在适宜。如果给健康的人送药品,给老年人送钟,给新婚夫妇送伞,给异性朋友送贴身衣物,给回族朋友送猪肉,给法国人送核桃,必然引起不必要的误会。
(3)恰如其分
选择馈赠礼品的时候,一定要注意与赠者身份地位,要恰如其分。
太贵重的礼品会使受礼人不敢接受,或者忐忑不安,甚至会引起“重礼之下,必有所求”之感。当然,如果礼品太不值钱太不精致,受礼人会觉得受到了轻视,“君子之交淡如水”,馈赠礼品的关键在于得体,恰如其分的馈赠可以产生有利于社会文明的良好效果,也有助于加深接受双方的友谊感情,而不得体的馈赠却适得其反。
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