电话礼仪的注意事项
电话已经成为我们生活不可或缺的身边工具,如何接打电话,也是一门艺术,有许多礼仪需要注意。下面是本站为大家准备的电话礼仪的注意事项,希望可以帮助大家!
电话礼仪的注意事项
电话的语言礼仪
语言表达尽量简洁明白,吐字要清晰,不要对着话筒发出咳嗽声或吐痰声。措辞和语法都要切合身份,不可太随便,也不可太生硬。称呼对方时要加头衔,无论男女,都不可直呼其名,即使对方要求如此称呼,也不可用得过分。切不可用轻浮的言语。
电话的声音礼仪
接打电话,双方的声音是一个重要的社交因素。双方因不能见面,就凭声音进行判断,个人的声音不仅代表自己的独特形象,也代表了组织的形象,所以打电话时,必须重视声音的效果。一般要尽可能说标准的普通话,这不仅易于沟通,而且普通话是最富有表现力的语言。其次,要让声音听起来充满表现力,声音要亲切自然。使对方感受到自己是位精神饱满、全神贯注、认真敬业的人,而不是萎靡不振、灰心丧气的人。再次,说话时面带微笑,微笑的声音富有感染力,且可以通过电话传递给对方,使对方有一种温馨愉悦之感。
出现线路中断情况
当通话时线路突然中断时,此时,拨打电话的一方应负责重拨,接通后应先表示歉意。即使通话即将结束时出现线路中断,也要重拨,继续把话讲完。要是在一定时间内打电话的一方仍未重拨,接电话一方也可拨过去。
准时等候约定的回电
如果约定某人某时回电话,届时一定要开手机或在办公室等候。有事离开办公室时,务必告诉同事自己返回的准确时间,以防万一有人打来电话他们无从对答。
妥善处理电话留言
对电话留言必须在一小时内给予答复。因为不能及时回电话,就意味着不尊重对方。一般也要在24小时之内对电话留言给予答复。如果回电话时恰遇对方不在,一定要留言,表明已经回过电话了,即使找不到对方所需要的资料,也要让对方知道自己是诚恳负责的,这是最基本的礼仪。如果自己确实无法亲自回电,也要托付他人代办。
通话时受到各种干扰
如果自己走进别人办公室时,正好别人正在通话,应轻声道歉并迅速退出,否则是很不礼貌的。如果通话时间不太长,所谈也并非什么保密的事,接话人也许会示意自己坐下稍候,此时应尽可能坐在一旁等待,但决不可出声干扰。如果确有急事非马上打断正在打电话的人,只能将要谈的问题写在便条上放在他的眼前,然后退出。
电话礼仪中需要注意的一些事项!
1、四控制原则
<1>起始控制:控制通话时间和信息;
<2>过程控制:说话的内容尽量要简短、声音要清晰,并且要注意另一方的回应;
<3>背景控制:通话质量即环境要好;
<4>结束控制:发话方或者尊者先挂。
2、四不原则
<1>不要借用别人的手机;
<2>注意安全:不要在加油站、飞机、医院重症监护室、旷野雷区等危险地方打电话;
<3>不要制造噪音,这样会造成别人的反感;
<4>手机不要放在发热的地方,比如枕头下,有一定的辐射,对人体有一定的危害。
3、注意的事项
<1>拨错号码要道歉;
<2>回电时记得留号码;
<3>妥善组织自己的话语;
<4>重要事宜应通知清楚到位,比如时间、地点、主要任务等。
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