汇报的礼仪
汇报的基本形式有三种,它们是口头汇报、书面汇报和电话汇报。
口头汇报,这种形式的优点,是可以突出要点,相互配合,可长可短,节省时间。它的缺点,则是受到时间、地点和当事人情绪的限制,往往会丢三落四,不容易全面而深入地反映情况。
书面汇报,它的长处,是可以全面、系统、深入、细致地反映情况,说理充分,材料周全。而时效性较差。
电话汇报,它的最大的优势是时效性强,不
会耽误工作。它的不足,则主要是不易深入展开,不利于双向交流。
下级向上级汇报,应遵守归口管理的原则,直接去找有关的分管负责人,一般不宜擅自进行多头汇报,或越级汇报。在找不到有关分管负责人或其不负责任的情况下,才可以向上一级或其他的负责人汇报。只有涉及综合性的问题,才适合向主持全面工作的负责人直接进行汇报。1、汇报者的礼仪:对汇报者而言,在进行汇报时以礼待人,主要是要遵守约定,谦虚谨慎,认真负责,尊重汇报对象。
汇报时的神态、表情都要大方而自然。不要诚惶诚恐、腼腆木讷、面红耳赤、噘嘴皱眉、手舞足蹈、语无伦次、走调失声,否则都有可能使汇报对象感觉不佳。有外人在场时,一般不宜进行口头汇报或电话汇报。尤其是不要有意在外人面前故作神秘之状,对汇报对象附耳而语,低声交谈,或使用暗语。这种做法,只会使其他在场者闷闷不乐。因为上述做法会给人以“排外”之感。有时还会以讹传讹,泄密生事。
汇报对象的礼仪
汇报者在汇报之中,不论汇报对象态度怎样,职级如何,平时与本人的私人关系如何,都应把尊重对方放在第一位。不要在汇报时喜怒无常,感情大起大落,好似做戏。向上级反映问题时,不要口气太“冲”,更不能非难、责怪、侮辱对方。在上级发表意见时,不要插嘴打断,或是当即予以否定。不要显得自己对上级不屑一顾。向下级汇报工作时,应较之于向上级汇报工作更全面、更认真、不要傲慢、矜持,明显地表露出失敬之意。与此同时,还要尽量使对方对汇报听得懂,听得清楚,听得有兴趣。对汇报对象而言,在听取汇报时以礼待人,则主要是要洗耳恭听,有问必答,尊重汇报者。在汇报者进行汇报时,汇报对象应当专心致志地洗耳恭听。要不时地与对方交流理解、鼓励、友好、热情的眼神,并通过态度、表情、动作、语气等等易为对方觉察之外,表现出自己不只是在认真倾听,而且对对方所讲述的一切都抱有极大的兴趣。
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