借款单
下面这是一般单位的内外部借款单格式,对于好多单位来说,有短期往来,不涉及借款利息的话,会用到借款单。也有单位,给对方开借款收据,不用借款单。还有 就是单位内部人员,有时候需要预借现金,也可以用这个表格。我们公司用的就是这种格式的借款单,一式三联,分别为付款凭证联、结算凭证联和回执联。
二、借款单的使用
一般来讲,付款凭证联是付款后作为支付凭证的附件,而结算凭证和回执联则都记录该款项还款的情况,不同的是结算凭证是公司留底,一般在作为最后一次结算该借款凭证的附件,而回执是员工留底作为结算和清账的凭证。借款时将第一联付款联作为支付凭证的附件;第三联给借款人保存(有的公司也采取暂保管的方法,我们公司便是),每次还款时在上面作记录,在清账后可以替代收据。第二联结算联由会计保存,每次还款时由会计在上面作和回执联同样的记录,在最后一次还清时附在清账的凭证后。在这里我打算结合具体的实务操作来演练一下借款单的使用方法,譬如:我公司员工小张近日打算出差到外地,需要借用一些现金(1000元)做备用,等出差回来后用报销单来冲减借款金额,那么该如何操作呢?
1.借款
首先,小张需要先到财务部领取一式三联的借款单,即图1格式的借款单三份,然后根据格式要求填好借款单,并找相关领导签字(后两联需用复写纸来写)。
然后,拿着此份借款单到财务部借钱就可,财务人员根据借款单上的金额把钱给借款人,并做账如下:
借:其他应收款---xx员工 1000
贷:现金 1000
此时,第一联付款凭证联做记账附件,第二联结算凭证联交出纳,第三联回执联给小张(我们公司一并保管)。
2.报销(还款)
报销时,报销人小张拿费用报销单及回执联就可以了,分两种情况:
(1)若报销的金额超过借支的,如报销金额为1500元,则做账如下:
借:营业费用等 1500
贷:现金 500
其他应收款---xx员工 1000
(2)若借支的钱没花完,有剩余的,如报销金额为800元,则做账如下:
借:营业费用等 800
现金 200
贷:其他应收款---xx员工 1000,
财务人员在结算联和回执联的借款单付款记录的位置处,标明款已还清(在此也需使用到复写纸),然后把其中的第三联回执联交与借款人留存,第二联结算联附在清账的凭证后,至此该笔业务完成。
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