怎样撰写项目计划书方法介绍

成功地完成一个项目计划书，同其它任何工作一样，都需要深思熟虑的准备、有效的策略和清晰的计划。项目计划书可以是一个机构的内部文件，用来向董事会、理事会汇报并希望得到他们的批准与支持。也可以是机构就某一项目寻求资金上支持的对外筹款计划书。我们下面所谈到的就是后一种。不同的资助方对项目计划书的提交有不同的要求，甚至有些资助方要求你填写一些特定的表格。但是无论怎样，准备出一个通用的项目计划书并可以根据不同的要求进一步形成不同的文本，都是非常必要的。虽然项目计划书的目的是寻求资金上的帮助，但决不能只是一个“购物清单”。一般来讲，一个项目计划书要包括以下几个方面：

1．面页：

这是容易忽视的部分，有很多机构认为内容比形式更重要。其实，形式是可以更好的表现内容的。另外，项目计划书也是能使资助机构了解和认识我们的一个很重要的窗口，表现的专业与严谨是决对可以得到加分的。

封面可以只简单写上项目名称和日期，也可以包括以下信息：

项目名称

申请（执行）机构

通讯地址

电话、传真、E-mail

联系（负责）人

还可以把银行账户、律师、审计机构等信息列在封面页上。另外，如果是向某一机构筹款的话，最好在前面加封简单的附信。由于一份项目计划可以提交给多个资助机构，这就需要一个个性化的附信，要以“某机构某人”为开头，以表明你们对他们机构的重视与尊重。

2．项目概要（总论）

这是最重要的一部分，也是读者最先阅读、浏览的部分。要知道基金会的项目经理们每天都会收到大量的申请要求，他们也许没有足够的时间“看”完所有的项目计划书，概要部分将成为“初选”的决定因素。所以，在概要部分要把你认为所有重要的信息汇集起来。概要一般要包括：机构的背景信息、使命与宗旨；项目要解决的问题与解决的方法、项目申请方的能力和以往的成功经验等。需要特别指出的是：尽管项目概要部分排在计划书的前半部，但实际上，这一部分是要在写完所有计划书以后，才动手写的。

3．项目背景、存在的问题与需求：

在这一部分，需要详细介绍存在的问题以及为什么你要设计这个项目来解决这些问题。要充分的说明问题的严重性与紧迫性，最好能提供一些数据，这样不但可以充分的说明问题，同时还能表明你对这一项目的了解。同时，你还可以使用一些真实、典型的案例，以便在情感上打动读者进而引起他们的共鸣。要说明项目的起因、逻辑上的因果关系、受益群体及与其它社会问题之间的关联等。

一般来讲，这一部分包括以下主要信息：

. 项目范围（问题与事件、受益群体）

. 导致项目产生的宏观与社会环境

. 提出这个项目的理由与原因

. 其它长远与战略意义

4．目标与产出：

在使资助机构确信“问题”的存在以后，明确提出你的解决方案。机构间的合作是被鼓励的。如果你还有其它的机构合作伙伴，也要明确说明。在这一部分中你要详细的介绍你的项目计划、项目的总体目标、阶段性目标与任务，以及各目标的评估标准。总体目标是一个长期的、宏观的、概念性的、比较抽象的描述。由总体目标可以分解成一系列具体的、可衡量的、可实现的、带有明确时间标记

的阶段性目标。比如，“减少文盲”是总体目标，“到20xx年10月，使200个农村妇女达到认识1000字”就是一个具体目标。对目标的陈述一定要非常清楚。最重要的是，制定的目标要切合实际。不要承诺你做不到的事情。要牢记，资助者希望在项目完成报告里看到的是：项目实际上实现了这些既定目标。

5．受益群体：

在这一部分中你要对项目的收益群体做一个更加详细的描述，有必要时，你还可以把收益群体分为直接受益和间接收益群体。比如“恩久”的能力建设项目，直接收益群体是NGO机构和NGO的从业人员，但间接收益群体却是NGO的服务对象。因为通过能力建设，提高了NGO机构服务能力与效率，也就能为其服务对象提供更好、更多、更完善的服务。又比如一个残疾人服务机构，直接收益群体是残疾人群，间接收益群体则是他们的家庭，甚至是整个社会。许多资助方都希望受益群体能从始至终地参与到项目之中。尤其是在项目的设计阶段，受益群体的参与更加重要。你可以在附件中列出受益群体参与项目的活动，包括组织受益群体参加的讨论会、主题、时间、参加人员等。同时，也让资助方了解到你的项目不但是针对受益群体而设计的，而且，得到他们的广泛支持与认可。

6．解决方案与实施方法：

通过以上的部分，你已经清楚的解释了存在的问题及你希望完成的事情。现在，需要介绍你如何达到目标以及采用什么方法和具体活动来实现这些目标。在介绍方法时，你要特别说明这种方法的优越特性。你可以同时列举出其它相关的方法并把它们进行比较，还可以引用专家的观点、其它失败和成功的案例等。总之，要充分说明你选择的方法是最科学、最有效、最经济的方法。同时，也要说明这个方面或你们机构在采用这种方法时，也存在一定的风险与挑战。还要提到为了执行这一解决方案都需要那些条件与资源。包括：谁？在什么时候？使用什么样的设备？做什么样的事情？做这些事情的人要具备什么样的能力与技能等。最好能在附件中详细描述一下主要工作岗位的职务要求。

7．项目进程计划：（时间表）

在这一部分中，要详细的描述出各项任务的先后顺序以及起始时间，可以用一个带有时间标记的图表来表示。这样，就可以一目了然的告诉读者 “什么时候？”“做什么？”，以及各项活动之间的关联与因果关系。

8．项目组织架构：

这一部分要描述为了达成上述目标，需要什么样的执行团队和管理结构。执行团队应包括所有项目组成员：志愿者、专家顾问、专职人员等。他们与这个项目相关的工作经验、专业背景、学历等也非常重要。执行团队的经验与能力往往在很大程度上决定了项目的成败，这也是资助方非常关心的问题。另外，还要明确项目的管理结构。项目总负责人、财务负责人及其它各分项目负责人都应该明晰地写出来。如果是两个或多个机构合作共同完成一个项目，还要表明各机构的分工。工作流程也要很清楚，各项工作的先后顺序、逻辑关系等。

9．费用、预算与效益：

这一部分所要提供的决不仅仅是一个费用预算表（当然，预算表也是很重要的，你可以把它放在附件中），而是要叙述和分析预算表中的各项数据，总成本与各分成本，包括：人员、设备的费用等。其中，人员经费类别可以包括工资、福利和咨询专家费用；非人员经费小类别可以包括差旅费、设备和通讯费等。如果已经有了一部分资金来源，也要注明。而且，要很明显的写出你还需要总数为多少的经费上的支持。 上面提到的是投入，还有一个很重要的部分是产出的效益。往往很多NGO在项目计划中不谈效益，错误的认为NGO的服务是不谈效益的。事实上，除国际上正在推行的NGO合理收费外，NGO服务的另一大特点是产生巨大的社会效益。尽管社会效益比较难量化，但你还是可以尽量找一些数据来分析一下社会效益，那怕只是估算也好。比如，一个戒毒人员的服务机构，虽然他们是为吸毒人员提供免费的服务，没有任何收入。但是他们还是可以估算

出通过服务于一个吸毒人员，从而可以减少那些方面的社会问题来计算，可以包括：吸毒人员的医疗费用、失业、犯罪等相关费用进行估算。总之，你越明确的算出单位成本的投入可以产生的效益，就越能说明你的方法的优越性，也就越能得到资助方的同意。财务与审计方法也要在这部分中提到。

10．监控与评估：

监控是项目实施过程中的非常重要的部分，监控的执行机构与人员（可以是理事会、资助方或其它第三方机构）、监控任务等都应该写在项目计划中。与之相关的还有项目团队的自我评估计划。项目进行中的评估报告比项目结束的评估还要重要，在项目的不同阶段进行评估，可以使你及时的发现问题，尽早的解决。同时，可以使资助方得到一个信息，那就是你们不但提出了一个很好的计划，而且，可以很好地实现这个计划。请注意，项目的实施方法是资助方评判是否给予资助的一个非常重要的因素。有两种可供参考的监控和评估方式。一种是衡量结果，另一种是分析过程。其中一种或者两者都有可能适用于你的项目。你选择何种方式将取决于项目的性质和目标。无论选择何种方式，你都需要说明你准备怎样收集评估信息和进行数据分析。在项目进行到那些阶段，进行阶段性的评估。评估活动及时间也应该包括在项目实施计划的时间表当中。

无论是监控报告还是评估报告，都应该包括：项目的进展与完成的情况、原定计划与现实状况的比较、预测未来实现计划的可能性等。

除总体评估报告外，还要提供一些子评估报告。比如，项目中期的审计报告等。

11．附件：

任何你认为重要的文件，或放在正文中太长时，都可以把它们放在附件当中。比如：机构的介绍、年报、财务与审计报告、名单、数据、图表等。你可以把那些在正文中会干扰读者，或使他们的兴趣偏离主题的部分放到附件当中。但一定不要忘了在正文中提到：详细情况，请察看附件***。总之，附件的目的是使正文紧凑、干净，同时，如果读者对某些问题的细节感兴趣的话，他还可以在附件中找到需要的内容。在

《项目策划书》是项目执行的行动大纲，即“作业指导书”，内容主要包括以下：

一、项目可行性分析

项目的可行性分析是分析项目开展的背景和理由，如市场状况、建设背景、经营现状、前景预测等。它包括两方面内容，一是项目开展的必要性，即“有没有必要”；二是项目开展的可行性，即“可不可行”。可行性分析的操作方法是SWOT分析法：即从优势、劣势、机会、威胁四个维度进行分析论证，对研究对象有一个全面的系统认识和思考，对项目进行概括、论证并做出及结论。

二、项目目标/目的

项目的目标/目的，就是要明确项目目的范围，即可交付产品的界定。一切没有明确的目标的活动都不是项目。如何确定项目的目的？其操作原则是SMART原则，即从具体性、可衡量性、可实现性、相关性、时限性五个维度来确定目标。

三、项目团队

项目要落地，必须有具体的责任人，相关人员的责、权、利必须清晰，即项目执行过程中需要哪些岗位、履行什么样的职责、团队成员业务关系如何……所有项目相关人员的有机结合，就是项目团队，它是实现项目目标的组织保障。

高效的团队包括三个要素，即成员有互补的技能、有共同的目标、能够共同承担责任。当然，团队还需要一个有力的领导者，即团队负责人或团队领袖。项目团队也是如此，它同样需要满足上述几个要素。

大型的项目可以根据工作任务（工作包）进行分解，项目负责人对项目负总责，全方位统筹与控制；下设若干个项目小组（见表一），小组有具体的负责人与项目成员，其中小组负责人独立管辖本各小组的工作；考虑到项目小组是一个临时性的柔性组织，项目成员可以根据实际任务来进行跨部门配置，这样便于通过项目工作的开展，建立跨部门的信任文化，打破部门壁垒。

四、项目任务分解与进度安排

项目的一个重要特点是时限性，这就要求我们在一定周期内，必须对项目进行有效的计划管理和进度控制。项目进度应该包括每项工作的计划开始和期望完成时间，具体实践活动中，可将项目小组的主要任务用甘特图来细化、分解，即以项目的交付成果为导向，将项目整体工作分解为较小的、易于管理和控制的若干个工作或者工作单元。

甘特图是是一种通用的显示进度方法，构造是应包括实际日历天和持续时间，它以图形的方式，通过活动列表和时间刻度形象地表示出特定项目的活动顺序与持续时间。

在设计甘特图时，要先确定里程碑事件、关键路径、详细进度计划，要遵循事件的时间逻辑顺序。需要特别注意的是，在明确里程碑事件的时间节点时，原则上不能将所有的项目节点设置在同一起止时间。

里程碑计划是以项目中某些重要事件的完成或者开始的时间点作为基准所指定的计划，它以中间产品或可实现的结果为依据，显示项目为实现最终目标所必须经过的关键状态。

编制里程碑计划可以在指定项目计划之前或者之中进行，具体步骤如下：

（1）从项目计划的最终结果，也就是最后一个里程碑，开始反向进行。

（2）在项目各阶段，各个事件中，采用一定的方法初步设置里程碑。

（3）对初步设定的里程碑进行复查，这些是否实是里程碑？是否还有遗漏？

（4）分析每条因果路径，找出逻辑关系，并进行修改。

（5）编制里程碑计划，可以用里程碑图或表的形式表达。

五、项目风险/困难管理

项目风险/困难就是达成项目目标进程中的不确定性和可能发生的危险/困难（大项目考虑风险，小项目预知困难），项目风险管理是指对可能遇到的风险进行规划、识别、估计、应对、监控的过程。

项目风险管理必须考虑几个方面：

（1）识别组织面临的各种风险。

（2）评估风险概率和可能带来的负面影响。

（3）确定组织承受风险的能力。

（4）确定风险削减和控制优先等级。

（5）推荐风险应对措施。

六、项目沟通与汇报机制

良好的项目运作离不开项目团队的有效沟通，凡是不涉及项目机密的信息，都应该及时在项目团队成员中流转与共享。

一：内部沟通，即项目负责人与项目成员的沟通，就项目的运行以及存在的问题进行交流、项目负责人对项目成员进行绩效辅导等，利于及时发现团队成员存在的问题，提出改进建议，提升项目运作效率；

二：外部沟通，项目负责人与直属领导和集团领导的沟通，及时汇报项目运行的进度、在遇到困难与挫折时争取相关部门与领导的支持等。沟通的形式包括正式沟与非正式沟通，凡涉及多人多事的情况，建议采取正式沟通的方式。在项目运行中，项目负责人可以根据实际情况确定汇报机制，向相关人员定时通报项目进度和项目所取得的阶段性成果。

汇报过程中，要注意两点：

一是汇报层次，项目团队成员向项目负责人汇报，项目负责人向直属领导汇报；

二是汇报频率，可以根据项目实际来确定是日、周、半月、月、季度、半年度、年度汇报的方式。

所有汇报，原则上必须是正式汇报，要切记“没有记录就没有发生”，要有计划、总结、会议纪要等固化的资料，这样便于经验的积累与传承。

七、项目费用预算

项目费用预算是指为实现项目的目标，根据项目资源计划所确定的资源需求，如人员、材料、场地费用的近似值。以及市场上各资源的价格信息，对项目所需要的资源的费用和工期的长短所进行的预算。

在进行项目预算时，各项目小组负责人要负责本小组的费用预估，识别和分析项目费用的构成要素；根据每个构成要素的单价和数量，从而估算出每个结构要素的费用；分析估算结果，识别各种可替代的费用，协调各种费用的比例关系。各项目小组在进行费用预算时，相关费用要尽可能细化，不能只用一个简单的整数进行概括。

八、项目纪律与激励机制

项目执行过程中存在诸多不可控的因素，为了达成项目目标、有序规范项目团队成员，必须制定适合该项目的工作纪律与奖惩机制，根据纪律与机制去约束项目团队成员，避免人情管理。明确纪律时，要考虑规范性、层次性、适应性、有效性四个维度。

第一部分 前言

策划书目的及目标的说明

第二部分 市场调研及分析

一. 行业动态调研及分析

1. 行业饱和程度

2. 行业发展前景

3. 国家政策影响

4. 行业技术及相关技术发展

5. 社会环境

6. 其他因素

二. 企业内部调研及分析

1. 财务状况，财务支出结构

2. 企业生产能力，产品质量，生产水平

3. 员工能力，待遇，公司对员工的激励、考核、培训(员工调查)

4. 企业策划、销售、执行能力的调研(员工意见)

5. 产品各品项研究：定位、包装、价格、市场目标受众、竞争优势(员工意见)

三. 潜在进入者调研及分析

1. 行业进入成本/壁垒。

2. 行业退出成本。

3. 进入后对本企业的威胁。

4. 对竞争者的威胁。

四. 现有竞争者的调研及分析。

1. 财务状况，财务支出结构。

2. 企业生产能力，产品质量，生产水品。

3. 员工能力，待遇，公司对员工的激励、考核、培训(员工调查)。

4. 企业策划、销售、执行能力的调研(员工意见)。

5. 产品各品项研究：定位、包装、价格、市场目标受众、竞争优势(员工&顾客意见)。

五. 替代品调研及分析。

1. 替代品工艺。

2. 消费者认可程度。

3. 发展态势。

六. 互补品调研及分析。

1. 是否存在互补品。

2. 互补品价格。

3. 互补品对产品的要求。

4. 互补品发展趋势及其未来新要求。

七. 原料供应商调研及分析。

1. 可供选择的供应者。

2. 原材料是否有替代品。

3. 供应商的讨价还价能力。

4. 我们对其依赖程度。

5. 供应商的供应能力。

八. 中间商调研及分析。

1. 中间商的性质：配送商、经销商、代理商(独家、总代理)

2. 中间商对我们产品的依赖(关注)程度(相对数值)。我们产品占用他资金的比例，给予他的利润比例

3. 中间商的给予我们产品的支持(绝对数值)：配送能力、资金实力、人力

九. 消费者调研及分析。

1. 消费者背景研究：收入、教育、年龄、性别、家庭组成、种族、工作

2. 消费者对产品和竞品的认知及态度：质量、价值、包装、型号、品牌声誉、品牌形象等及其认知差别。

3. 消费者的使用情况：购买动机、购买量、何时使用、如何使用等。

4. 购买角色。

5. 消费者对现有营销活动的评价。对广告的接受程度、对营业推广的理解等。

第三部分 企业战略及产品策略的制定

一. 企业战略制定

二. 产品策略制定。(提供原则或标准)

1. 产品。

1) 品项：市场定位、目标受众。(打击竞品的专有品项)

2) 包装：陈列显著、方便、符合产品定位、价格等

2. 价格。

1) 符合企业战略(长线产品/短线投资)

2) 符合产品定位

① 利润为主/市场占有率为主

② 根据产品市场定位不同，采取不同价格策略。

③ 保留一支低利润甚至无利润产品，该品项各种市场表现(如包装宣传诉求点等)模仿主要竞争对手，以破坏其市场及形象。

3. 渠道。

1) 一般通路。对经销商的选择、管理控制、返点等。

2) 特通。由于产品特性及价格不同，我们可以选择那些特殊通道，以便它的目标客户能够便利的获得该产品。

3) 新终端开发队伍。

4) 直营队伍。对于一些特殊情况，如经销商的流失，直营队伍暂时性的弥补空白市场。

5) 客户数据库的管理。业代前期市场推广积累的客户资料及经销商自身对终端的开发，这些终端资料应当及时地通过业代以书面的形式提交公司。公司对这些资料的管理可以避免因业代及经销商的流失而造成的终端流失。

4. 促销。

1) 广告：诉求点

2) 人员推销：

a) 人员的培训

b) 人员的岗位界定

c) 人员的考核

d) 人员的激励

3) 营业推广

a) 对顾客。ⅰ稳定主打产品价格;ⅱ对品牌的宣传

b) 对零售商。稳定价格，保证促销后价格能够恢复，销量得以维持;或者在短时间内抢先占领货架

c) 对中间商。尽量减少短期大力度促销活动，一方面会破坏市场，影响终端价格体系，另一方面经销商对终端很可能没有落实，从中截取，成为其“灰色收入”。

4) 公共关系。事件营销：把握正确的营销事件。直接告知消费者的营销事件应当包含消费者利益点，并且该信息是以直接明了的方式告知消费者利益点的第四部分 具体执行&实施(建议方案)

一. 产品设计。

二. 价格设计。

三. 渠道设计。

四. 促销设计。

五. 销售管理

第五部分 结束语